老眼にムチ打つ手書き作業にサヨナラ。通帳の拡大コピーから始まる、税理士提出のラクチンExcel化

福祉業顧客情報

キーワード： Excel変換保育園入力の自動化手書き負担軽減税理士提出通帳コピー

福祉業（保育園）ご担当様

毎月ちっちゃい字で『〇〇代』って書き込むのは本当に肩がこる作業でした。今は通帳のコピーをスキャンしたらExcelの表になるので、PCでパパッと入力するだけ！月末の憂鬱が消えました。

お客様情報

業種福祉業（保育園）

従業員規模 30名

対象文書通帳コピー

導入内容

STEP 1

お悩み

保育園を運営する同施設では、毎月顧問税理士へ決算・会計処理を依頼するにあたり、預金通帳を拡大コピーし、そのコピー用紙の余白へ1行ずつ手書きで勘定科目や利用目的を記入して提出していました。これは正確な帳簿作成に必要な標準手続ですが、毎月大量の印字明細に対し、手作業で紙へ科目記入していく作業は非常に手間がかかっていました。
また、税理士側でもその手書き文字を見ながら会計ソフトへ打ち直す手間が発生しており、お互いにとって転記の手間が重い負担となっていました。

STEP 2

speedoc調理法

このアナログな提出フローを改善するため、通帳のコピーを複合機でスキャンしてExcelデータ化できるSpeedocのAI-OCRソリューションを導入しました。通帳の印字明細がExcelの表形式で出力されるため、手書きではなくPC画面上で勘定科目を選択・入力できるようになります。入力後のExcelデータはそのまま電子データとして税理士へ提出できるため、手作業で紙に書き込む苦労が減り、確認と打ち込み作業が大幅に効率化されました。

STEP 3

対象文書

通帳コピー

本事例のポイントは、近年多くの税理士事務所で推奨されている「会計データのExcel・CSV提出」という時代の流れに上手くマッチさせた点にあります。単に園内の業務を楽にするだけでなく、データで受け取りたい税理士側のニーズにも応えられる提案を行いました。
「紙コピーへの手書き」から「ExcelへのPC入力」へ変えることで、園側・税理士側双人の業務負担を同時に軽減できるwin-winの解決策となったことが決定打となりました。

担当者の声

『とにかく細かい文字を見るのが辛くて、肩も目も凝るの…』という保育士様のお困りごとが提案のきっかけでした。毎日多忙な保育現場だからこそ、こうした細かな事務ストレスの軽減が大きな意味を持ちます。SpeedocでExcel化し、パソコンでパッと入力してそのまま税理士様へ送れる仕組みをご提示できたことで、園全体の業務改善に貢献できたと実感しています。