Windows XPと12,000件の過去データからの脱出！「探せない画像」を「検索できる資産」に変える

製造業過去データ

キーワード： Ridoc XP 「検索・照合」の⾼度化テキスト付きPDF データ移行ヘッダー印字単語帳機能外壁材

製造業
（住宅用外壁材製造）ご担当様

いつ壊れるか毎日ヒヤヒヤしていました。過去データは諦めかけていましたが、移行先でも『日付』や『現場名』でしっかり検索できるようになり、本当に肩の荷が下りました！

お客様情報

業種製造業（住宅用外壁材製造）

従業員規模 53名

対象文書過去のRidocデータ、新書類

導入内容

STEP 1

お悩み

住宅用外壁材の製造を行う同社では、社内の旧型PC（Windows XP）で長年稼働させていた文書管理ソフト「Ridoc Desk 2000」に、過去の工事台帳や現場資料など約12,000件のTIFF（画像）データが蓄積されていました。
しかし、PCの老朽化によるハードウェアの突然死やデータ消失の重大リスクが迫っており、システムの刷新が急務となっていました。ソフトのバージョンが古すぎるため新しいPCや最新ソフトへ直接データを一括移行することが難しく、かといって過去12,000件の資料を諦めるわけにもいかず、さらに移行後も従来通り「日付」や「現場名」で検索できる環境をどう維持すべきか、長年頭を悩ませていました。

STEP 2

speedoc調理法

このデータ移行の壁を打破するため、SpeedocのAI-OCR機能を活用したデータ救出フローを導入しました。旧ソフトからデータを印刷する際、プリンタードライバーの設定で用紙のヘッダー部分に「ファイル名（日付や現場名）」を自動印字して紙出力します。その出力紙を複合機でスキャンし、SpeedocのAI-OCRで「テキスト付きPDF」へ変換してファイルサーバーへ保存しました。
これにより、ヘッダーに印字されたキーワードや本文内のテキストが一括でデータ化され、移行後もPCからキーワード検索で過去資料をスムーズに引き出せる環境が整いました。また、新規スキャン時もSpeedocの「単語帳」機能を活用し、以前と変わらない検索性を維持しています。

STEP 3

対象文書

過去のRidocデータ、新書類

本件の最大の勝因は、システム間の直接コンバートにこだわるのではなく、「ヘッダー情報を付与して印刷し、AI-OCRでスキャンし直す」という泥臭くも確実なデータ移行策を提示した点にあります。12,000件という膨大なデータを前に「もう諦めるしかないのか」と諦めかけていたお客様に対し、既存の紙運用と最新のAI-OCR技術を組み合わせることで、過去の死蔵リスクを解消しながら確実な検索性を担保しました。「長年ヒヤヒヤしていたXPと過去データの不安から解放された」というお客様の切実な安心感に寄り添えたことが、導入の決定打となりました。

担当者の声

『明日PCが壊れたら過去データが全部消えてしまうかも…』というお客様のヒヤヒヤする毎日に、ずっと寄り添ってきた案件でした。データ移行の壁に泥臭く向き合い、既存の印刷機能とSpeedocを組み合わせて過去の重要データを無事に救出できた時は、本当に肩の荷が下りました。
お客様の長年の悩みを二人三脚で解消できた、非常に思い入れの深い事例です。