「手書きのほうが早い!」という高齢経営者に寄り添いながら、窓口の紙溢れ問題をスマートに解消

商工会議所申込書・入会書・申請書

キーワード：「検索・照合」の⾼度化テキスト付きPDF 手書きニーズ窓口業務高齢経営者

商工会議所ご担当様

地域の経営者の方に無理にPC操作をお願いすることはできません。Speedocなら、手書きで作った書類をそのままスキャンするだけで後から検索できるPDFになるので、紙が減って助かっています。

お客様情報

業種商工会議所

従業員規模 20名以下

対象文書申請書

導入内容

STEP 1

お悩み

地域事業者を支援する同所では、事務所内に大量の紙の申請書が保管されており、ペーパーレス化や保管スペースの圧縮が長年の課題となっていました。特に高齢の経営者が多い地域柄、「PC操作よりも紙に手書きする方が安心・確実」という要望が強く、窓口で指導員が同席して手書きで申請書を作成する運用が定着していました。
そのため、手書き混じりの紙書類が日々増加し、後から特定の事業者情報や過去の申請内容を確認したい時も、紙の束から目視で探し出す必要があり、業務の大きな負担となっていました。

STEP 2

speedoc調理法

この課題に対し、窓口で受領した手書き申請書を複合機でスキャンし「テキスト付きPDF」へ変換して保存する運用を導入しました。高精度なAI-OCRにより手書きの文字情報もテキスト化されるため、PCから事業者名や日付などのキーワードで全文検索できるようになります。
導入後、職員の方からは「手書き書類の良さはそのままに、後から探す手間が大幅に減った。事務所内の紙も整理できるようになり助かっている」と評判を得ています。

STEP 3

対象文書

申請書

本事例の勝因は、地域の会員事業者（高齢の経営者層など）にオンライン申請などの無理なIT化を求めなかった点にあります。「窓口での手書き記入」という地域に密着した親身な運用を変えずに、商工会議所内部の検索性・保管性だけをデジタルでスマートに改善するアプローチをとりました。
利用者側の利便性と内部の効率化を無理なく両立させた等身大の提案が、確実な導入成果へと結実しました。

担当者の声

『窓口での手書き対応』は、商工会議所様と地域の事業者様をつなぐ大切な信頼関係そのものでした。だからこそ運用を無理に変えるのではなく、裏方の検索や保管の手間だけをデジタルで解消する——。
お客様の地域への想いに寄り添ったご提案が実を結び、『相談して良かった』と言っていただけたことは、営業として大きな喜びです。