治安関係機関向けの昇任試験問題集などを手がける同社では、協業先から試験原稿がデータだけでなく「紙」で送られてくるケースが頻繁に発生していました。試験問題は極めて厳重な機密性が求められるため、漏洩や流出を防ぐセキュリティ上の理由から、あえて紙媒体で授受されることが多かったためです。
しかし、編集担当者は新しい問題集を制作するたびに、紙で届いた過去問題や原稿を目で追いながら、自力で一からWord等へ手入力し直していました。専門的な文章を打ち直す作業は誤字脱字のリスクが高く、確認作業も含めて多大な労力と時間がかかっていました。
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- 機密保持のための「あえて紙」で届く試験問題。高精度テキスト化で再入力の手間をゼロ...
お客様情報
業種
出版業
従業員規模
20名
対象文書
試験問題
導入内容
STEP 1
お悩み
STEP 2
speedoc調理法
この再入力の手間を減らすため、スキャン時に高い精度でWordやテキスト付きPDFへ直接変換できるSpeedocのAI-OCR機能を導入しました。紙で届いた試験問題を複合機に通すだけでテキストデータ化されるため、一からキーボードで打ち直す工程がなくなります。
多少のレイアウト修正や文字の確認作業は発生するものの、ベースとなるテキストがWord化された状態で手に入るため、コピー＆ペーストや部分的な編集を中心としたフローへ移行し、編集作業全体のスピードアップが実現しました。
STEP 3
対象文書
試験問題
本事例のポイントは、「機密保持のために紙で運用せざるを得ない」という出版業界特有の制約を尊重した提案にあります。電子データでの受発注を無理に促すのではなく、「紙で届く運用はそのままでOK」とした上で、社内に入った瞬間にAI-OCRで安全かつ手軽にWord化できる環境をご提示しました。セキュリティ面の懸念に配慮しながら、編集担当者の「手入力の負担」だけを着実に取り除けたことが導入の決め手となりました。
担当者の声
試験問題の再入力は、誤字脱字が許されない上に専門用語も多く、現場の担当者様が多大な神経と時間を使われているのを目の当たりにしていました。だからこそ、従来の安全な運用フローを壊さずにSpeedocでWord化する『最も現実的な解決策』にこだわりました。
『リコーさんに相談して本当に良かった』と言っていただけた、非常に思い入れの深い事例です。
セキュリティ上、紙でやり取りするのは必須ですが、それを手入力し直すのは非効率でした。Speedocの認識率は非常に高く、Wordへ直接変換できるので、問題作成業務が劇的に早くなりました。