登記申請や測量資料の作成を行う同事務所では、依頼者や現場から提出される紙の図面に記載された土地・建物の辺長（長さ）や面積などの数値を、手作業でExcelへ転記して申請書を作成していました。
図面上の数字は小さく複雑に配置されていることが多く、目を凝らしながらキーボードで手入力する作業は非常に神経を使います。入力ミスが登記エラーにつながる緊張感から肉体的な疲労も大きく、「一から数値を打ち込む手間をどうにか減らせないか」と悩んでいました。
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- Speedoc Success Recipe
- 図面の中の「数字」を拾い上げる地道な作業。Excel化による一発転記で登記業務を...
お客様情報
業種
行政書士事務所
従業員規模
10名未満
対象文書
図面
導入内容
STEP 1
お悩み
STEP 2
speedoc調理法
この転記負担を軽減するため、紙の図面を複合機でスキャンして数字データをExcel化できるSpeedocのAI-OCRソリューションを導入しました。
図面内に記載された数値が高精度にテキスト化されてExcelに出力されるため、一からキーボードで数字を打ち込む手間が省けます。図面のレイアウトに応じた確認や一部の修正は必要となりますが、「ベースデータが自動で入ることで確認・調整だけで済む」環境が整い、作業時間の短縮につながりました。
STEP 3
対象文書
図面
導入のポイントは、図面という特殊な資料に対し、「完璧なCAD変換」のような高額システムを提案するのではなく、「記載された数字をExcelへ抽出する」という等身大の実用性を示した点です。士業の現場で最も負担となっている「数字の打ち間違いリスク」と「ゼロからの入力労力」に着目し、スキャンしてベースデータを作成する運用を提示したことで、費用対効果の高さをご納得いただき導入へと至りました。
担当者の声
『図面でもいけるの？』という驚きの声をいただき、他事務所への横展開も狙える事例だと感じました。
図面を見ながらの数字の転記は、見間違いのリスクもあり神経を使う作業でした。図面ごとExcelに変換して数字を拾えるようになり、転記の手間とプレッシャーから解放されました。