手書きの保険請求書で溢れかえる事務所を救え！「探せるPDF」で実現する劇的ペーパーレス

保険業請求書

キーワード： 1名「検索・照合」の⾼度化テキスト付きPDF ペーパーレスリスク管理・省スペース化保管スペース削減手書き

保険業ご担当様

一人でやっている事務所なのに、書類の山で足の踏み場もなくて…。手書きでも検索できるPDFにできると知って即決しました。電子化が進んで事務所がスッキリし、探す手間もなくなりました！

お客様情報

業種保険業

従業員規模 1名

対象文書請求書

導入内容

STEP 1

お悩み

1名体制で保険代理店を運営する同社では、加入者や代理人が手書きで記入する保険請求書が大量に保管されていました。法定保管年数を過ぎた過去の書類も捨てきれず、事務所内は書類の山で足の踏み場もない状態に陥っていました。
ペーパーレス化に向けて電子化を検討したものの、一般的なPDF保存では「手書き文字の検索ができないため、後から確認が必要になった際に探せなくなる」という強い懸念があり、着手できずにいたのです。書類の山に囲まれる中で、物理的にも業務的にも限界を感じていました。

STEP 2

speedoc調理法

この課題に対し、手書き書類をスキャンして全文検索が可能な「テキスト付きPDF」へ変換する運用を導入しました。手書き文字がテキスト情報として保持されるため、PCからお名前や日付などのキーワードを入力して目的の請求書をスムーズに検索・確認できるようになります。
導入後、ご担当者様からは「手書きでも検索できるPDFになると知って導入を決めた。事務所内が整理され、書類を探す時のストレスを感じなくなった」と満足の声をいただいています。

STEP 3

対象文書

請求書

本事例の決定打となったのは、単なる「紙の電子化」にとどまらず、「手書き文字でも全文検索ができる」という明確な付加価値を提示し、お客様の「後から探せなくなるのではないか」という不安を払拭した点です。特に1名体制の事務所では、書類捜索に奪われる時間や保管スペースの圧迫が業務を圧迫します。
電子化によって検索性が上がり、これまでに比べて探す時間も保管スペースも大幅に削減できたことが導入へと繋がりました。

担当者の声

書類に囲まれて身動きが取れなくなっていたお客様に、物理的にも業務的にも『ゆとり』を提供できました。