同社ではCRM等の顧客管理システムが未導入であり、過去の工事における大量の顧客情報をほぼ手書きで作成し、A4用紙1枚ずつ旧RidocソフトにTIFF（画像）データとして記録していました。
しかし、画像データは文字検索ができないため、施工後にお客様から修繕依頼の電話が入るたびに、膨大な画像ファイルの中から該当情報を目視で探し出し、細かい使用部材を確認する作業が難航していました。過去の記録を探すのに時間がかかりお客様をお待たせしてしまう焦りや、設備工事業ならではの細かい明細書を前にした「もう手で打ちたくない」という担当者様の切実な疲弊が大きな課題となっていました。
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- 過去の「手書き顧客台帳」が検索可能な資産に！修繕依頼時の「探す地獄」からの解放
お客様情報
業種
建設業
従業員規模
58名
対象文書
顧客情報
導入内容
STEP 1
お悩み
STEP 2
speedoc調理法
この課題を解決するため、SpeedocとAI-OCR機能を組み合わせたソリューションを導入しました。
既存の旧システムからTIFF画像データを印刷し、それを複合機で再度スキャンする際に、SpeedocのAI-OCR機能を利用して手書き文字を高精度に読み取り「テキスト付きPDF」へと変換します。
これにより、これまで単なる画像だった台帳が、請求先、件名、現場住所、日付などのキーワードでPCから全文検索できるようになります。お問い合わせ時にも該当データへアクセスしやすくなるため、業務負担の削減とお客様対応のスピードアップが見込めるとして導入が決定しました。
STEP 3
対象文書
顧客情報
今回の事例で最も特筆すべきポイントは、すでに電子化されている「過去の画像データ（TIFF）」を、あえて一度紙に印刷し、再度複合機でスキャンしてテキスト付きPDF化するというアプローチです。一見すると二度手間で荒業のように思えるかもしれません。
しかし、これによってSpeedocの機能とAI-OCRを直感的にフル活用でき、検索不可能な死蔵データを見事に「いつでも引き出せる価値ある情報資産」へと変換することに成功しました。
現場の「探す地獄」を確実かつ効率的に解消するために導き出された、泥臭くも非常に実践的な解決策です。
担当者の声
設備工事業様ならではの細かい明細書。担当者様の『もう打ちたくない』という切実な声に応えられました。
お客様から電話が来ても、過去の記録を探すのに時間がかかりお待たせしてばかりでした。今は請求先や住所でパッと検索できるので、すぐに対応できるようになり、お客様の信頼度も上がった気がします。