Speedoc Success Recipe No.06

紙のアーカイブを探す「検索の壁」を突破。月2,500枚のスキャンを自動仕分けし、制作スピードを底上げした総合広告代理店のデジタル基盤改革

広告業ご担当者様

過去の膨大な資料を見直す際、探す時間をかけずに瞬時に呼び出せるようになりました。月間2,500枚のスキャンデータが『ただの保存』ではなく『検索可能な資産』に。制作スピードと提案の質を支えるデジタル基盤が確立され、本当に重宝しています。

お客様情報

業種広告業

従業員規模 50名

対象文書見積書、請求書、クライアント配布資料

STEP 1

紙管理による「検索の壁」
見積書や過去のクライアント資料をすべて紙で管理。過去のナレッジを参考にしたい時、該当のバインダーを探し出すまでに膨大な時間がかかっていた。

業務効率の悪化
必要な情報へアクセスするまでの手間が、広告制作や提案活動のスピードを停滞させており、組織全体の効率改善が急務だった。

STEP 2

Speedocのスキャンボタンを1タップでサーバーに即保存

1. 資料セット
過去の見積書やチラシ資料を複合機にセット

2. スキャン
操作パネル上のSpeedocのスキャンボタンを1回押すだけ

3. テキスト付きPDF化
本部の指定サーバーへ検索可能なテキスト付きＰＤＦで即座に格納

4. 即時利活用
全社員がサーバー内の案件ごとに整理されたフォルダから即座に検索・閲覧

STEP 3

見積書・請求書
案件ごとの取引履歴と積算データ

クライアント配布資料
過去のデザイン案やチラシ原稿など

【「高速・大量」を支える自動仕分け】
月間2,500枚という大量のスキャンを支えるのは、Speedocの「フォルダ自動振り分け機能」です。スキャン後のPC作業を介さず、複合機だけで仕分けを完結させることで、大量の資料が混ざることなく正確にサーバーへ蓄積される仕組みを構築しました。

広告業はスピードが命。古いファイルを探す時間は、クリエイティブな思考を止める時間でした。複合機をデジタルポータルに変えたことで、紙のアーカイブを“検索可能なライブラリ”に進化させることができました。