活字の予算書、手書きの日報・見積書……。バラバラな書類をExcelへ転記する泥臭い作業が負担に
日々の業務において、現場や下請け会社から上がってくる様々な種類の紙書類の処理に頭を悩ませていました。プロジェクトに合わせて頻繁に更新され、現場では最新版が紙で配られる活字の「実行予算書」。現場の職人たちがその日の終わりに手書きで記入する「就労日報」。そして下請けの個人事業主から届く手書きの「見積書」。これら文字の形式もレイアウトも異なる大量の書類を、経理処理のためにすべて自社のExcelフォーマットへ手入力で転記し直さなければならず、膨大な時間と手間が担当者の重い負担となっていました。
活字はExcelへ直接変換、手書きはテキスト付きPDF。書類に合わせた『ハイブリッド調理法』
SpeedocのAI-OCR機能を導入し、書類の性質に合わせた「使い分け」による効率化を実現しました。もともとPCで作られていて文字がハッキリしている活字の「実行予算書」は、複合機でスキャンしてダイレクトにExcelへ一発変換。一方、クセのある手書き文字が含まれる「見積書」や「就労日報」は、スキャン時にAI-OCRで「テキスト付きPDF」へと変換します。これにより、手書きの文字や数字がデータ化されるため、担当者は必要な部分をマウスで選択してExcelへ「コピー＆ペースト」するだけで入力が完了するようになり、一からタイピングする手間を完全に無くしました。
【無理に1つの形式に統一しない。100点満点の自動化より、実務で一番打率の高い運用を提案】
すべての書類を無理やり「100%完璧にExcelへ自動変換しよう」とするのではなく、活字は【Excel直接変換】、手書きは【テキスト付きPDFにしてコピペ】という、書類の特性に最適化した“現実的な運用”をご提案したことです。この使い分けによって、システム側の誤変換に振り回されるリスクを減らし、お客様が「これなら自社の実務に無理なく組み込めて、確実に負担が減る」と確信を持っていただけたことが受注の決め手となりました。
お客様は最初、「うちの書類は活字も手書きも混ざっているし、日報も見積書も全部バラバラ。こんな面倒な運用、システムで自動化するなんて無理だろう」と考えられていました。そこで私は、書類ごとに一番作業が楽になる変換方法の組み合わせを、実際の複合機を使ってその場で実演しました。手書きの就労日報をスキャンし、生成されたPDFからサッと文字を範囲選択してExcelにコピペしてみせた瞬間、お客様が「あ、これなら一から打ち直さなくて済む！十分使える！」と非常に喜んでくださり、業務負担の大幅な削減を期待して導入を決めていただきました。実務の『面倒くさい』に寄り添った運用の提案が、うまく実を結んだ好事例です。
活字も手書きも、それぞれの書類に一番合った方法でデータ化できるのがありがたいですね。一からExcelに打ち直す手間が消え、毎月の経理・事務処理が劇的にスピードアップしました。