それぞれが個々のフォルダにスキャン結果を保存して活用しており、みんな支障なく使えていたため、表向きは困りごととして表面化していませんでした。 しかし、総務部の部長様という立場上、紙で送られてくる資料が非常に多いという現実がありました。それらをデータとして二次活用したくても、Excelに変換する手段がありません。 社内にAdobeライセンスを持つメンバーは一部いましたが、「わざわざ誰かに頼むのは意外と大変」という心理的ハードルがあり、結局は自分で手入力するしかないという「隠れた非効率」が潜んでいました。

各自がデジタル化して保存したいニーズがある中で、「誰かに頼む気まずさ」を解消し、自分の手元でスキャンをより便利に完結できる環境を提案。特別なスキル不要で、目の前の紙資料をサクッと「Excel変換」できる点が現場の視点にマッチしました。 1表あたり10分〜15分かかっていた煩わしい手入力作業を丸ごとカットし、資料の二次活用を劇的にラクにできることから受注が決定しました。 活字の実⾏予算書はExcelに直接変換、⼿書きの⾒積書と就労⽇報はテキスト付きPDFへ変換しコピー&ペーストすることで⼀から作成する⼿間が無くなり、業務負担の削減が期待できそうとのことで受注決定。

社外や他部署から総務部宛てに届く、紙ベースの一覧表や各種資料。これまでは単にスキャンしてPDFとして個々のフォルダに保存するだけだったが、導入後はSpeedocでExcelデータに変換し、打ち直すことなくそのまま業務に二次活用する運用へ変更。 実⾏予算書はExcelで作成しているケースが多く、プロジェクトに合わせて更新され、現場では最新のものが紙で共有されている。就労⽇報は現場で⼿書きで記⼊されるケースが多く、⾒積書は下請け会社が個⼈事業主だと⼿書きで作成されたものが届く場合がある。